Im Aufgabenmodul kann man mit wenigen Klicks eine neue Aufgabe erstellen und diese einem Mitarbeiter zuweisen, einsehen und bearbeiten.
Eine Aufgabe wird automatisch erstellt, wenn ein Nutzer über die 12DRIVE Bike Sharing App einen Defekt an einem Fahrzeug meldet. Die Defektmeldung wird als Aufgabe gelistet.
Die Aufgabenliste stellt folgende Informationen bereit:
- Name der Aufgabe (eine kurze Beschreibung wird unter dem Namen angezeigt)
- Zugewiesen
- Erstellt am
- Zu erledigen bis
- Status (Neu, In Bearbeitung, Erledigt) kann über Dropdown Feld bearbeitet werden
- Bearbeiten Funktion
- Löschfunktion
Filteroptionen:
Die angelegten Aufgaben können wie folgt gefiltert werden:
- Alle
- Aufgaben mit dem Status “Neu”
- Aufgaben mit dem Status “In Bearbeitung”
- Aufgaben mit dem Status “Erledigt”
- Zu erledigen bis … (Auswahl eines Datums über einen Kalender)
1. Klick auf Button “Aufgabe hinzufügen”
2. Es öffnet sich eine Maske zum Anlegen einer neuen Aufgabe.
Diese kann mit folgenden Einträgen befüllt werden:
-
- “Bezeichnung”: Beispiel: Rad reparieren, das Feld muss befüllt werden
- “Status”: Neu, in Bearbeitung, Erledigt über Dropdown Liste wählbar
- “Beginn”: definiert, wann die Aufgabe erstellt wurde
- “Zu erledigen bis”: definiert, einen Termin, an dem die Aufgabe abgeschlossen sein muss
- “Zugewiesen”: Über eine Dropdownliste wird ein Mitarbeiter gewählt, dem diese Aufgabe zugewiesen wird. Dieser Mitarbeiter wird per e-Mail über seine Aufgabe informiert. Hierbei ist zu beachten, dass der Mitarbeiten in seinen E-Mail Einstellungen die entsprechenden Benachrichtigungen aktivieren muss.
- “Objekt-Typ”: Per Dropdown Liste wählt man aus, ob die Aufgabe für ein “Fahrzeug”, “Nutzer” oder einen “Auftrag” erstellt werden soll.
- “Objekt”: Je nach Einstellung im Feld Objekt-Typ hat dies Einfluss auf die zur Auswahl stehenden Daten in der Liste unter “Objekt
- Gewählter Objekt-Typ = Fahrzeug → Objekt = Anzeige der Fahrzeug I
- Gewählter Objekt-Typ = Nutzer → Objekt = Anzeige der Nutzername
- Gewählter Objekt-Typ = Auftrag → Objekt = Anzeige aller AuftragsnummernJe nach gewählter Fahrzeug ID, Nutzer oder Auftrag wird unter dem Feld Objekt eine Verlinkung zum Fahrzeug, Nutzer oder Auftrag angezeigt
Bearbeiten einer Aufgabe
Im Folgenden wird beispielhaft erklärt, wie aus Sicht eines Nutzers mit der Rolle “Manager”, die Aufgaben eingesehen und bearbeitet werden. Diese Erläuterung trifft auch auf den Standortmanager zu.
Voraussetzung
Damit ein Manager über eine ihm zugewiesene Aufgabe informiert werden kann, müssen die entsprechenden E-Mail Benachrichtigungen aktiviert werden.Im Menüpunkt “E-Mail Einstellungen legt man fest, welche Benachrichtigungen man erhalten möchte.
- Benachrichtigung erhalten wenn neue Aufgabe erstellt wurde
- Benachrichtigung erhalten wenn eine Aufgabe geändert wurde
- Benachrichtigung erhalten wenn eine Aufgabe kommentiert wurde
Wird einem Manager eine Aufgabe zugewiesen wird er darüber per E-Mail informiert, sowie auch über Änderungen an einer Aufgabe oder über Kommentare zu einer Aufgabe. Die Aufgabe wird in der E-Mail verlinkt, damit der Manager direkt auf den Link klicken und sich die Aufgabe bzw. Änderung anschauen kann.
Der Manager sieht auch, dass ihm Aufgaben zugewiesen wurden, wenn nach dem Login im Back Office System neben seinem Namen ein orangefarbener Kreis angezeigt wird.
Klickt er darauf, öffnet sich das Menü und es wird am Menüpunkt “Aufgaben” farblich gekennzeichnet, wie viele Aufgaben ihm neu zugewiesen wurden.
Über die Kommentar Funktion in der Aufgabe kann ein Austausch zwischen dem Ersteller der Aufgabe und dem Bearbeiter der Aufgabe über eine konkrete Aufgabe erfolgen.
Man sieht pro Kommentar, wer ihn erfasst hat. Wird ein Kommentar eingetragen, erfolgt eine Benachrichtigung per E-Mail. Wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist, setzt man den Status auf “Erledigt” und speichert diese Änderung.